Rekisteriseloste

Rekisteri- ja tietosuojaseloste

REKISTERISELOSTE

COMBAT ACADEMY OF FINLANDIN HENKILÖREKISTERIEN REKISTERISELOSTE
Perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen 25.5.2018 GDPR

REKISTERINPITÄJÄ
Combat Academy of Finland (Combat Academy Helsinki Oy (Y2431996-4), Combat Academy Vantaa Oy (Y2428096-7), Combat Brand Finland Oy (Y2434108-8), 00811 Helsinki

HENKILÖREKISTERIÄ HOITAVA HENKILÖ
Mari Kangas
PL 108, 00811 Helsinki
mari.kangas@combat.fi

KUVAUS REKISTERÖITYJEN RYHMÄSTÄ
Henkilörekisteri sisältää henkilötietoja Combat Academy of Finlandin ja sen kanssa samaan konserniin kuuluvien yritysten (jäljempänä ”Combat”) palveluita käyttäneistä luonnollisista henkilöistä (”Käyttäjä(t)”).

HENKILÖTIETOJEN KÄYTTÖTARKOITUS
Henkilötietojen käyttötarkoituksena on Combatin ja Käyttäjän välisen asiakassuhteen hoito (palvelun käyttö), ylläpito ja laskutus (jäsenrekisteri); Combatin liiketoiminnan suunnittelu ja kehittäminen sekä yhteydenpito asiakkaisiin (markkinointi).
Perintä on ulkoistettu perintätoimistolle, jonka kanssa Combatilla on asianmukainen henkilörekisterilain edellyttämä sopimus.
Henkilötietoja ei ole pakko antaa mutta luonnollisesti silloin emme pysty tarjoamaan palvelujamme asiakkaalle.

KUVAUS REKISTERÖITYIHIN LIITTYVISTÄ TIEDOISTA
Henkilörekisteri sisältää seuraavia tietoja:

Henkilötiedot
– Henkilön etu- ja sukunimi, alaikäiseltä huoltajan vastaavat tiedot
– Osoite, postinumero ja -toimipaikka
– Ikä tai syntymävuosi
– sosiaaliturvatunnus
– Sukupuoli
– Matkapuhelinnumero tai puhelinnumero
– Sähköpostiosoite

Palvelun käyttötiedot:
– Harjoitteluhistoria
– Palveluiden käyttöajat ja –tiheys
– Laskutus- ja maksutiedot
– tasokoe- ja leiritietoja
– sopimuksen tauotustiedot

HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen muun muassa asiakassuhteen ylläpitämistä, verkkotunnusten hallinnointia ja kirjanpitoa varten. Tiedot poistetaan kun niiden säilytys ei enää ole tarpeen toimintaan liittyvien lakien vuoksi.

OSOITELÄHTEET
Kaikki Combatin osoitteet on saatu asiakkailta itseltään asiakassuhteen aikana joko ilmoittautumisen yhteydessä internetistä, kassapisteeltä asioinnin yhteydessä tai sähköpostilla. Combat ei päivitä osoitteita/tietoja itsenäisesti eikä kerää niitä muualta.

TIETOJEN LUOVUTUS JA SIIRTO
Rekisterinpitäjä ei koskaan luovuta tietoja kolmannelle osapuolelle ellei kyseessä ole viranomainen, perintäyhtiö tai muu sopimuskumppani, joka liittyy maksupolitiikkaan, ja joiden kanssa rekisterinpitäjällä on henkilörekisterilain vaatima sopimus.
Muutoin tiedot ovat vain Combatin omassa käytössä. Rekisteriin tallennetut tiedot ovat salassapitovelvollisuuden alaisia.

REKISTERIN SUOJAUS
Tietokannat, joihin rekisterin tietoja tallennetaan, ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa.
Manuaalisesti käsiteltävät, rekisteröityjen tietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa siten, että asiattomilta on niihin pääsy estetty.
Rekisterinpitäjä huolehtii, että ainoastaan niillä rekisterinpitäjän työtekijöillä ja rekisterinpitäjän lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy tietoihin, joille se heidän työtehtäviensä hoitamisen vuoksi on tarpeen.

TARKASTUS-, KIELTO- JA KORJAUSOIKEUS
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää sähköpostien, tekstiviestien ja markkinointipostin lähettäminen; tällöin hän ei saa myös harjoitteluun liittyvää postia (tuntimuutokset, loma-ajat, kausien aloitukset, yms.) vaan vastaa itse tiedonhankkimisesta.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Tarkastuspyyntö voidaan myös esittää henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimipaikassa yllä mainitussa osoitteessa.
Tarkastuspyyntöihin pyritään vastaamaan viimeistään kuukauden kuluttua pyynnön esittämisestä.
Rekisteröity voi myös milloin tahansa pyytää henkilötietojen oikaisemista, päivittämistä tai poistamista ottamalla yhteyttä rekisteriasioista vastaavaan henkilöön tai ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjän asiakaspalveluun.
Emme kuitenkaan voi poistaa sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi tai joiden säilyttämistä laki edellyttää.

TIETOSUOJASELOSTE

EU:n tietosuoja-asetuksen soveltaminen alkaa 25.5.2018.

COMBAT ACADEMY ON TOIMINNASSAAN HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELIJÄ JA REKISTERINPITÄJÄ

Combat Academy on ammattimainen itsepuolustus- ja kamppailulajien opettamiseen erikoistunut akatemia, joka ylläpitää ja kerää henkilötiedot sen opetukseen osallistuvista henkilöistä asiakasrekisteriksi.
Opetettavien lajien luonteen vuoksi Combat Academyn tulee tuntea asiakkaansa ja varmistua, että mm. lajien ikärajoja noudatetaan ja ala-ikäiset saavat huoltajansa suostumuksen. Combat Academy tekee pitkiä sopimuksia (8, 14, 24 kk), jolloin puhutaan määräalennussopimuksista, jotka maksetaan kuukausittain kuukausierinä eli ns. osamaksusopimuksina; tähän tarvitaan sosiaaliturvatunnusta.

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYÄ KOSKEVAT PERIAATTEET
Henkilötietojen käsittelytarkoitus sekä tieto rekisterimme tietosisällöstä, lähteistä ja muista henkilötietojen käsittelyperiaatteista mukaan lukien suojausperiaatteet sekä rekisteröidyn oikeuksien toteuttaminen on kuvattu henkilötietolain edellyttämässä rekisteriselosteessa sekä tietosuojaselosteessa.

SALASSAPITO
Henkilötietoja käsitellään aina luottamuksellisena ja Combat Academy huolehtii, että sekä sen oma henkilökunta että mahdolliset yhteistyökumppanit ovat sitoutuneet noudattamaan salassapitovelvollisuutta sekä EU:n tietosuoja-asetusta.

TIETOTURVA
Combat Academyn tietoturvakäytännöt määräytyvät tietoturvaa koskevien toimintaohjeiden perusteella.
Tietoturvan kannalta keskeisimpiä asioita, joita Combat Academy toteuttaa toiminnassaan on toimitilojen fyysisen turvallisuuden varmistaminen, henkilöstön säännöllinen kouluttaminen tietoturva-asioissa, dokumentoidut henkilötietojen käsittelyohjeet ja käyttöoikeuksien hallinta.

TIETOTURVALOUKKAUKSISTA ILMOITTAMINEN
Combat Academyllä on toimintamalli tietoturvaloukkausten raportoimiselle tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti.

YHTEISTYÖKUMPPANIT
Combat Academy käyttää Henkilötietojen käsittelyssä ainoastaan sellaisia yhteistyökumppaneita, joiden kanssa on tehty tietojenkäsittelysopimus, joka takaa riittävän tietoturvatason.

Ylös